Les fournitures de bureau sont indispensables dans une entreprise. Ce sont les matériels que le personnel utilise pour accomplir ses tâches. Les fournitures regroupent différents outils et accessoires comme les stylos et les meubles. Si elles sont incomplètes, cela peut nuire à l’organisation et à l’image de votre entité. Ainsi, il est primordial de bien s’équiper pour assurer l’efficacité au travail et augmenter la productivité. Prenez en compte certains critères pour vous procurer du matériel de qualité.
Pourquoi acheter des fournitures de bureau ?
Les fournitures de bureau jouent un grand rôle dans l’organisation de votre entreprise. Elles impactent directement la performance au travail. Par exemple, si vous manquez de papier alors que vous devez réaliser plusieurs photocopies, vous allez perdre du temps. D’ailleurs, il n’y a rien de pire pour une entreprise qu’une mauvaise organisation interne. Il est donc important de se procurer des fournitures en quantité suffisante, mais surtout de qualité. Par ailleurs, en optant pour les matériels appropriés, vous renverrez une meilleure image de votre société. Si vous êtes bien organisé, elle prospèrera. Pour plus d’informations sur les fournitures de bureau, vous pouvez vous rendre sur ce site.
Quelques fournitures de bureau utilisées dans les entreprises
Généralement, les fournitures se divisent en 3 catégories. Il s’agit des matériels de bureau, des fournitures bureautiques et des consommables informatiques, mais on peut également citer le matériel de rangement et d’archivage.
Papeterie, bureautique et informatique
Les matériels d’écriture sont toujours indispensables, bien que la plupart des tâches de l’entreprise soient informatisées. Ils regroupent les blocs-notes, les agendas et les stylos. Pour prendre des notes pendant une réunion, par exemple, les salariés ont besoin d’un carnet de notes. Par ailleurs, pour dessiner, ils ont besoin d’un crayon et une gomme. Les surligneurs sont également utiles pour étudier des dossiers. Comme ils existent en plusieurs couleurs, ils permettent même de hiérarchiser ces derniers. Ensuite, on retrouve le papier, un support incontournable dans l’entreprise. Vous en trouverez en différents formats et grammages pour répondre à vos besoins. Il est utilisé pour rédiger des comptes rendus, des rapports de mission, des devis ou des factures. Il faut noter que si vous utilisez du papier, vous aurez également besoin :
- d’une plastifieuse : pour protéger vos documents ;
- d’un destructeur de papier : pour détruire les documents que vous ne voulez plus conserver. Cela permet de garantir la confidentialité de vos informations ;
- d’une agrafeuse : pour relier des feuilles ;
- d’un ôte-agrafe.
Les consommables informatiques sont les pièces ou produits qui permettent d’entretenir vos appareils. Il s’agit des pièces de rechange, des produits de nettoyage, des lubrifiants pour les machines, des outils d’entretien, des câbles ainsi que des cartouches d’encre.
Classement et archivage
Chaque entreprise doit conserver ses documents. La durée de conservation peut aller jusqu’à 10 ans selon leur importance. C’est pourquoi les fournitures d’archivage et de classement sont nécessaires. Les entreprises utilisent des porte-documents et des chronographes pour classer des dossiers. Elles se servent également de classeurs pour catégoriser ces derniers et d’un parapheur pour les faire signer ou parapher. Par ailleurs, pour un rangement optimal, certaines structures font usage de plusieurs boîtes. Elles sont en effet idéales pour stocker les cartes de visite, par exemple.
Comment négocier l’achat de vos fournitures de bureau ?
Voici les étapes nécessaires :
Définir ses besoins
Tout d’abord, définissez vos besoins pour éviter les dépenses inutiles. Vérifiez vos stocks et les besoins de vos collaborateurs avant de procéder à de nouvelles commandes. Prenez le temps de faire une liste des choses qui vous manquent.
Choisir son fournisseur
Pour bien choisir un fournisseur, prenez le temps de comparer les différentes offres. En effet, certains proposent, par exemple, de vous envoyer des catalogues sur demande si vous n’êtes pas à l’aise avec les commandes en ligne. Cela vous permettra de trouver exactement ce que vous cherchez. De même, prenez en compte les coûts, les frais de livraison et la qualité de l’assistance commerciale.
Demander des devis
Demandez plusieurs devis auprès de différents vendeurs afin d’obtenir le meilleur prix. Par ailleurs, en les mettant en concurrence, vous pourrez négocier l’achat de vos équipements et obtenir un prix encore plus bas. Optez pour le même fournisseur, car en augmentant votre commande, vous pourrez avoir une réduction.
Acheter ses fournitures en ligne
En achetant vos fournitures de bureau en ligne, vous gagnerez du temps. En effet, vous pouvez accéder à différentes offres et des modèles variés de plusieurs fournisseurs directement sur leur site. Cela vous aidera à faire un meilleur suivi de vos dépenses. D’ailleurs, les informations sur les caractéristiques des produits sont plus complètes en ligne. Ainsi, vous saurez exactement ce que vous allez acheter.
Les critères pour bien choisir son fournisseur en ligne
Les fournisseurs font partie des partenaires qui accompagnent une entreprise sur le long terme. Ils anticipent ses besoins en suivant ses commandes et ses dépenses. De même, ils la conseillent sur l’acquisition de nouveaux équipements et restent à son écoute pour toute question concernant les commandes. Ainsi, pour bien choisir votre fournisseur, considérez les points suivants :
- la réactivité et l’accessibilité ;
- l’ergonomie du site ;
- l’heure limite de prise de commande pour une livraison en 24 heures ;
- le nombre de références proposées.
